Zu Bäckerei Plus! v1 gab bzw gibt es noch eine ganze Reihe von Videos, die wir Ihnen nicht vorenthalten wollen! Grundsätzlich wurden die Funktionen von Bäckerei Plus! v1 beim Übergang auf Bäckerei Plus! V2 ja nur erweitert, die meisten Funktionen sind erhalten geblieben. Wenn Sie zu dem einen oder anderen Thema mehr erfahren wollen und es kein Video zu Bäckerei Plus! V2 gibt, schauen Sie doch einmal hier herein, vielleicht finden Sie ja, was Sie wissen wollten?
VF01 – Das Hauptmenü
VF02 – Die Lieferschein-Erfassung
VF 03 – Das Lieferscheindatum
VF04 – Die Kundenanwahl
VF05 – Die Kunden-Information
VF06 – Lieferschein-Nummern
VF07 – Die Erfassungszeile / Teil 1
VF08 – Die Erfassungszeile / Teil 2
VF09 – Die Erfassungszeile / Teil 3
VF10 – Die Standard-Bestellungen
VF11 – Ergänzung zu den “Diversen Einstellungen”
VF12 – Ergänzung zur Lieferschein-Erfassung
VF13 – Ergänzung zu den “Diversen Einstellungen”
VF14 – Ergänzung zur Lieferschein-Erfassung
VF15 – Diverse Fragen / Antworten zur Lieferschein-Erfassung
VF16 – Der Druck eines Lieferscheins aus der Lieferschein-Erfassung
VF17 – Die Lieferscheine
VF18 – Lieferscheine nur mit Liefermengen-Spalte
VF19 – Lieferscheine nur mit Preisen
VF20 – Der ausgerechnete Lieferschein
VF21 – Der Lieferschein = Rechnung
VF22 – Ende zur Lieferschein-Erfassung
VF23 – Der Backzettel
VF24 – Die Teigliste
VF25 – Sammelrechnungen drucken
VF26 – Die verdichtete Sammelrechnung
VF27 – Die Sammelrechnung mit allen Lieferscheinen einzeln
VF28 – Die Sammelrechnungen mit integrierter Aufstellung
VF29 – Die Aufstellungen
VF30 – Die gedruckten Aufstellungen
VF31 – Die Ausgangsrechnungsliste
VF32 – Die Ausgangsrechnungsliste auf Papier
VF33 – End-Ansprache zur Vorführung von Bäckerei Plus! v1
Die Vorführung von Bäckerei Plus! v1 beginnt hier:
Das Hauptmenü. Sehr geehrte Damen und Herren!
Die nun folgende Vorführung von Bäckerei Plus! v1 hat den Zweck, Sie mit den wichtigsten Eigenschaften des Programmes vertraut zu machen. Eine noch genauere Sicht auf einzelne Funktionen von Bäckerei Plus! v1 erhalten Sie in den Schulungsvideos, die sich ebenfalls auf dieser CD befinden. Um Ihnen möglichst viele Videos zeigen zu können, mußten wir die Qualität von Bild und Ton etwas einschränken, wir bitten Sie dafür um Ihr Verständnis!Sie sehen hier das Hauptmenü, das erste Fenster von Bäckerei Plus! v1. Oben im Fenster befindet sich die Hauptmenüleiste. Diese dient dem Aufruf aller anderen Fenster und Funktionen. Links im Fenster haben wir Schnell-Tasten angeordnet. Diese führen zu den am häufigsten verwendeten Programmen: Zur Lieferschein-Erfassung, zur Erstellung der Sammelrechnungen, zum Druck des Backzettels und der Teigliste. Zur Erfassung und Änderung von Kunden-, Artikel- und Standard-Bestelldaten. Auf jedem Fenster von Bäckerei Plus! v1 werden Sie eine Hilfe-Taste finden, die Ihnen genaue Erläuterungen zum aktuellen Fenster liefert! Wenn wir da draufklicken, dann sehen wir ein Hilfefensters zum Hauptmenü. Sie finden also über die Hilfetasten in Bäckerei Plus! v1 die genaue Beschreibung jedes Fensters und jeder Funktion! Selbstverständlich können Sie die Hilfe-Themen auch drucken und erhalten so ein gedrucktes Handbuch von Bäckerei Plus! v1 Das Datum rechts unten im Fenster dient zur Vor-Einstellung des aktuellen Bestelldatums. Automatisch vorgeschlagen wird der nächste Werktag vom aktuellen Computerdatum aus gesehen, da normalerweise bereits am Vortag die Bestellungen für den Liefertag erfaßt werden. Diese Berechnung ist auch abschaltbar, der Vorschlag ist dann eben das aktuelle Computerdatum. Übrigens, Sie sind bei der Erfassung der Lieferscheine in Bäckerei Plus! v1 völlig datumsfrei! Hier am Hauptmenü-Fenster unten sehen Sie noch wo Bäckerei Plus! auf Ihrer Festplatte läuft und auch den Standard-Drucker, auf dem Bäckerei Plus! v1 Ihre Lieferscheine, Rechnungen, Listen usw. drucken wird.
Die Lieferschein-Erfassung ist das wichtigste Programm von Bäckerei Plus! v1. Hier werden Sie die meiste Zeit mit dem Programm verbringen. Die am häufigsten zu findende Organisationsform ist es, die Bestellungen schon am Vortag der eigentlichen Lieferung zu erfassen und mit den fertig gedruckten Lieferscheinen zu den Kunden zu fahren. Das hat viele Vorteile, unter anderem kann die Produktion per Backzettel und Teigliste genauer geplant werden! Sie müssen das aber nicht tun, Sie können die Lieferungen und Retouren auch nachträglich in Bäckerei Plus! v1 erfassen … überhaupt gibt Ihnen Bäckerei Plus! v1 die Möglichkeit, eine Vielzahl von bestehenden Organisationsformen abzubilden! Für die Erfassung der Lieferscheine müssen bzw brauchen Sie nicht die Maus zu verwenden, es lässt sich alles mit der Tastatur erledigen! Für die Erfassung der Lieferscheinzeilen wird die Verwendung der Zehner-Tastatur – das ist der Tastenblock auf der rechten Seite Ihrer Computer-Tastatur mit den Ziffern drauf – dringend empfohlen! Wenn Sie einen Laptop im Büro verwenden, so wäre also der Einsatz einer um wenig Geld erhältlichen Zusatztastatur recht günstig! Die nächsten drei Videos befassen sich mit den drei Merkmalen, die einen Lieferschein eindeutig bestimmen: -das Datum der Lieferung -der Kunde, für den die Lieferung bestimmt ist -und die Lieferscheinnummer, denn Bäckerei Plus! kann bis zu vier Lieferungen je Kunde und Tag verwalten.
Das Lieferschein-Datum. Die Eingabe der Lieferscheine beginnt immer mit der Überprüfung des aktuellen Lieferscheindatums -wir wollen die Lieferscheine für den 4. Jänner 2003 erfassen, also ist das Datum in Ordnung.Mit dem blauen Tastenblock darunter verändern wir das Lieferschein-Datum. Mit jedem Klick auf die +1-Taste gehen wir um jeweils einen Tag vorwärts und mit jedem Klick auf die -1-Taste um einen Tag zurück. Die Tasten +7 und -7 verändern das Lieferscheindatum um sieben Tage vor und zurück. Mit der Taste B können wir immer zum ursprünglichen Bestelldatum zurückkehren.Ein weiter ab liegendes Datum kann selbstverständlich direkt eingegeben werden. Ich gebe hier zB den 28. August 2003 ein. Mit der Taste B finde ich dann selbstverständlich wieder zum Ausgangsdatum zurück!Vorhandene Lieferscheine werden immer angezeigt! Wenn ich den 30.12. anwähle, dann sehe ich, daß die Frau Elfriede Mayer an diesem Tag eine Lieferung hatte. Dieser Lieferschein ist selbstverständlich bearbeitbar -jederzeit!Was folgt daraus? Die Lieferschein-Erfassung in “Bäckerei Plus!” ist völlig datumsfrei! Welches Datum Sie auch wählen, in Vergangenheit oder Zukunft -Sie können dort immer Lieferscheine eingeben, ergänzen und ändern!
Die Kundenanwahl. Wenn das Lieferschein-Datum richtig eingestellt ist, in den meisten Fällen passt ja die Voreinstellung, dann muß als nächstes der Kunde für die Lieferschein-Eingabe gewählt werden:Hier links im Fenster der Lieferschein-Erfassung sehen Sie die aktiven Kunden in der Kunden-Tabelle. Sie können in “Bäckerei Plus!” nicht verwendete Kunden auch “inaktiv” kennzeichnen und werden diese Kunden dann in dieser Tabelle nicht mehr sehen.In der linken Spalte der Tabelle sehen Sie den alfabetischen Suchbegriff, in der rechten Spalte die Kunden-Nummer. Der gerade ausgewählte Kunde wird durch den Balken gekennzeichnet. Für den ausgewählten Kunden wird die volle Adresse hier oben angezeigt! “Bäckerei Plus!” kann bis zu knapp einer Million Kunden verwalten, sicher ausreichend für jeden Bedarf!Einen bestimmten Kunden wählen Sie aus, indem Sie entweder direkt auf den gewünschten Kunden in der Tabelle klicken oder mit den kleinen Pfeilen an beiden Enden der seitlichen Tabellenlaufleiste den Balken nach unten oder nach oben rollen. Natürlich können Sie auch mit dem Schieber der Tabelle den Balken rollen. Selbstverständlich funktionieren hier auch die Pfeil-oben und Pfeil-unten-Tasten auf der Tastatur!Die vier grünen Navigationstasten führen zum ersten, zum vorigen, zum nächsten und zum letzten Kunden. Kunden können auch mittels eines einzugebenden Suchbegriffes oder mit der Kundennummer gefunden werden.Wenn Ihnen die Kundennummern nicht so vertraut sind wie die Suchbegriffe, so klicken Sie ganz einfach auf eine der beiden Schaltflächen, um die Tabelle alfabetisch oder numerisch sortiert darzustellen!Die Schaltflächen 1, 2 zeigen Ihnen die Kunden nach den beiden freien Sortierfolgen oder mit der Schaltfläche T in der Reihenfolge der Anfahrt für diesen Wochentag.Wenn Ihnen ein Kunde fehlt oder an einem Kundenstammsatz eine Änderung vorzunehmen ist, dann klicken Sie ganz einfach auf die Schaltfäche “Kunden” rechts neben dem angezeigten Kunden-Suchbegriff. Nun können Sie Neu-Anlage oder Änderungen vornehmen -nach Beendigung dieser Arbeiten sind Sie wieder zurück in der Lieferschein-Erfassung!
Die Kunden-Information. Wenn wir weitergehende Informationen zum eingestellten Kunden wünschen, so klicken wir einfach auf die grüne Taste “K” mit dem Fragezeichen. Damit sehen wir ein kleines Fenster mit einigen Einstellungen die diesen Kunden betreffen:-Wir sehen die für diesen Kunden gültige Preisliste. “Bäckerei Plus!” hält für Ihren Gebrauch maximal 48 verschiedene Preislisten bereit, jedem Kunden muß eine davon zugeordnet werden. Selbstverständlich können jeder Preisliste eine beliebige Zahl von Kunden zugeordnet werden!-Sie sehen die Preisart. Sie beschreibt, wie die Preise in der zugeordneten Preisliste für diesen Kunden zu verstehen sind! Vier verschiedenen Preisarten sind in “Bäckerei Plus!” möglich:* Nettopreise. Die in der Preisliste eingetragenen Preise verstehen sich ohne enthaltene Mehrwertsteuer!* Bruttopreise. Die Preise für diesen Kunden verstehen sich inclusive Mehrwertsteuer.* Preise ohne Mehrwertsteuer. Die Endsumme der Kundenrechnung enthält keine Mehrwertsteuer, bzw. es wird auf der Rechnung auch keine Mehrwertsteuer ausgewiesen. Exportrechnungen bzw. Rechnungen an Bundesinstitutionen wie das Bundesheer werden so ausgefertigt.* Preise für die Vorarlberger Abrechnungsweise. In Vorarlberg ist es bei Bäckereien üblich, die Einzelpreise einer Rechnung als Bruttopreise anzuführen und die Gesamt-Spalte bereits netto auszuweisen, also von der Mehrwertsteuer zu entlasten. Unten auf der Rechnung wird natürlich die Mehrwertsteuer wieder hinzugerechnet. Eigentlich ist diese Art der Verrechnung vereinzelt in ganz Österreich anzutreffen, in Vorarlberg am häufigsten, aber auch da nicht ausschließlich!Beachten Sie, daß Sie sich in “Bäckerei Plus!” pro Kunde für eine der verfügbaren Preisarten entscheiden können. Rechnungen und Statistiken werden für alle Kunden richtig sein.-der Endrabatt. Jede Rechnung kann einen Endrabatt haben, wenn dies beim Kundensatz vermerkt wurde. Ausgenommen vom Endrabatt sind nur jene Artikel, die mit einer Endrabattsperre versehen wurden. Bei einem Endrabatt von Null Prozent wird natürlich keine Endrabatt-Zeile auf der Rechnung ausgewiesen!-der Lieferschein-Typ. “Bäckerei Plus!” kennt vier verschiedene Lieferscheintypen, von denen jeweils einer jedem Kunden zugeordnet werden muß.
* da gibt’s einmal den Lieferschein, der nur die Liefermengen und eventuell eine Spalte für die Retourmengen aufweist.
* Zweitens gibt’s Lieferscheine, die zusätzlich zu den Mengen auch den jeweiligen Kundenpreis ausweisen.
* Drittens gibt’s Lieferscheine, die sind voll ausgerechnet, gelten aber nicht als Rechnung. Die unterstützen zB das tägliche Kassieren, am Monatsende kann diesem Kunden dann eine normale Sammelrechnung ausgestellt werden.
* Viertens gibt’s die Möglichkeit eines Lieferscheins, der zugleich auch Rechnung ist. Wenn so ein Lieferschein ausgedruckt wurde, dann trägt er eine Rechnungsnummer und wird ins die Ausgangsrechnungsliste eingetragen. Lieferscheine, die so gedruckt wurden, werden in einer Sammelrechnung natürlich nicht berücksichtigt – sie wurden ja schon verrechnet.
* Zusätzlich ist auch die Möglichkeit gegeben, den automatischen Lieferscheindruck für einen Kunden zu sperren. Auch solche Lieferscheine sind normal abrechenbar, es bedeutet für die Sammelrechnung absolut nichts, wenn ein Lieferschein nicht gedruckt wurde.
– In der Kundenverwaltung kann festgelegt werden, ob eine Adresse auch einen richtigen Kunden darstellt. Nur richtige Kunden erhalten auch richtige Rechnungen mit Rechnungsnummer – das bedeutet die Zeile “Normale Rechnung”! Wenn man nun eigene Fahrer oder Filialen abrechnet, so wird man diese eben nicht als “Kunden” behandeln, man wird also nur eine Abrechnung ohne Rechnungsnummer und Eintrag in der Ausgangsrechnungsliste erhalten.-“Verdichtete Sammelrechnungen”. “Bäckerei Plus!” kann derzeit drei verschiedene Arten von Sammelrechnungen produzieren. * Die verdichtete Sammelrechnung ist die übliche Bäcker-Rechnung, wenn also 20 Mal 10 Semmeln geliefert wurden, so werden in einer Rechnungszeile 200 Semmeln zu finden sein. * Im Unterschied dazu gibt es die “Rechnung mit allen Lieferscheinen”, wo jeder Lieferschein mit allen Zeilen auf der Rechnung ausgewiesen ist. Diese Form wird bei öffentlichen Institutionen wie Spitälern oder Bundesheer gefordert. “Bäckerei Plus!” kann auch dies!* Weiters gibt’s in “Bäckerei Plus!” die Abrechnung mit den vor allem in Deutschland üblichen Dekadenrechnungen, das sind Rechnungen, die eine Liefer-Aufstellung gleich beinhalten. Benutzer von “Bäckerei Plus!” können zwischen solchen Rechnungen von 7, 11 und 16 Tagen wählen!
Die Lieferschein-Nummern. Wie schon erwähnt, kann Bäckerei Plus! v1 maximal vier Lieferscheine für jeden Kunden und Tag verwalten. Also maximal vier Anlieferungen je Tag. Jeder Lieferschein kann eine beliebige Zahl von Positionen, das heißt Zeilen, haben. Mit diesen vier Tasten können Sie die Lieferscheinnummer wählen, Sie sehen auch wie die groß angezeigte Lieferscheinnummer sich verändert.Die Schriftfarbe auf den Tasten informiert Sie, ob es da schon einen eingetragenen Lieferschein gibt oder ob der jeweilige Lieferschein noch leer ist.Grün ist die Nummer für den aktuell angezeigten Lieferschein, schwarz, wenn der Lieferschein noch völlig leer ist und rot, wenn zumindest eine Zeile im Lieferschein drin steht.Jeder Lieferschein wird durch sein Datum, die Kundennummer und letztlich die Lieferschein-Nummer eindeutig bestimmt! Diese Informationen sind auch auf den gedruckten Lieferscheinen zu sehen, Sie können also jeden Lieferschein zielgenau auffinden!
Die Erfassungzeile – Teil 1. Wenn das Lieferschein-Datum, der Kunde und die Lieferscheinnummer eingestellt sind, so können wir die Lieferscheinzeilen des Lieferscheines erfassen.Von der Kundentabelle kommen wir mit der Enter-Taste oder auch der Escape-Taste in das Eingabefeld für die Artikelnummer. Von hier ausgehend werden alle Lieferscheinzeilen erfaßt!Normalerweise gibt man hier die Artikelnummer des gewünschten Artikels ein, für die gängigen Artikel sollte man mit der Zeit die Artikelnummern auswendig wissen! Wir geben hier eine 4 ein und drücken die Enter-Taste -schon sind wir im Feld für die Eingabe der Liefermenge! Das Programm hat den Artikel “Kornspitz” aus der Artikeldatei und den Preis aus der dem Kunden zugeordneten Preisliste geholt.Sie sehen, daß das jeweils aktive Eingabe-Feld in gelber Farbe gekennzeichnet ist! Geben wir hier nun eine Menge von 10 Stück ein und schließen mit der Enter-Taste ab -wir gelangen in das Feld für die Retourmengen-Eingabe, da wir momentan keine Retourmenge eingeben wollen, drücken wir auch hier die Enter-Taste und schon ist eine Lieferschein-Zeile geschrieben!Wenn Sie nicht immer aufs Retourenfeld kommen wollen, so können Sie rechts oben im Fenster bestimmen, welche Mengenpalte bei der Erfassung angesprungen werden soll. Wir entscheiden uns nun, ausschließlich Liefermengen eingeben zu wollen. Mit der Tastenkombination Alt-M kommen wir zu dieser Auswahl und wählen mit der Pfeil-unten-Taste, daß wir nur Liefermengen einzugeben wünschen. Mit der Escape-Taste kommen wir zurück zur Artikelnummern-Eingabe!Geben wir noch ein paar Lieferscheinzeilen ein, es ist ganz einfach: Artikelnummer -Enter -Menge -Enter -eine Zeile steht im Lieferschein. Artikelnummer -Enter -Menge -Enter und nochmals Artikelnummer -Enter -Menge -Enter und so weiter …Sollten Sie eine Artikelnummer nicht kennen, so ermöglicht die Taste mit den 4 Punkten rechts vom Artikelnummernfeld, einen Artikel zu suchen. Da wird Ihnen die aktuelle Artikelliste gezeigt! Aus dieser Liste können Sie den gewünschten Artikel heraussuchen und per Doppelklick in dieArtikelnummern-Eingabe übernehmen -so!
Die Erfassungszeile – Teil 2. Der Preis. “Bäckerei Plus!” zeigt Ihnen sofort nach Eingabe einer gültigen Artikelnummer den für diesen Kunden laut seiner Preisliste gültigen Preis. Zusätzlich wird auch angezeigt, ob diesem Preis eine Endrabatt-Sperre zugeordnet ist.Die Artikelbezeichnung. Im Feld für die Artikelbezeichnung wird ebenfalls sofort nach Eingabe der Artikelnummer die Artikelbezeichnung angezeigt.Sowohl Preis als auch Artikelbezeichnung sind für einzelne Lieferungen überschreibbar und bleiben weiterhin im Lieferschein gespeichert. Selbstverständlich werden Änderungen auch in den Rechnungen berücksichtigt!Ändern wir die Artikelbezeichnung! Wir gehen von der Liefermenge mit der Pfeil-hinauf-Taste zurück aufs Feld für die Artikelbezeichnung. Hier können Sie die Artikelbezeichnung ergänzen, ändern oder gänzlich überschreiben! Mit der Enter-Taste geht’s weiter zur Liefermengen-Eingabe!Auch der Preis kann einmalig für einen Artikel geändert werden! Das geht so: Sowohl aus dem Liefermengen-wie auch dem Retourmengen-Feld kommen Sie mit der Tastenkombination Alt-P direkt ins Preisfeld und können den Preis nach Gutdünken überschreiben. Bedenken Sie, daß dieser überschriebene Preis vorerst nur für diese eine Lieferung gilt, nicht auf Dauer. Schließen Sie die Eingabe des Preisfeldes mit der Enter-Taste ab.Nun kommen Sie zur checkbox für die Endrabatt-Sperre. Wenn Sie hier mit der Leertaste ein Kreuzchen einsetzen, so wird diese Lieferscheinzeile bei der Verrechnung einem eventuellen Endrabatt NICHT unterworfen. Bei Kunden, die ohnedies keinen Endrabatt haben, bleibt dieses Kreuzchen natürlich wirkungslos!Wenn Sie die Eingabe der check-box für die Endrabatt-Sperre mit der Enter-Taste bestätigen, so erscheint ein Fenster, das Sie fragt, ob die diese Preisänderung auf Dauer in der dem Kunden zugeordneten Preisliste verspeichert werden soll. Falls Sie sicher sind, dass Sie den Preis in dieser Preisliste verspeichern wollen, so klicken Sie auf JA, anderfalls bestätigen Sie das vorgeschlagene NEIN und kommen, je nach Einstellung der radio-box rechts oben im Fenster entweder auf die Liefermengen-Eingabe oder auf die Retourmengen-Eingabe zurück. Gleichgültig, ob das Preisfeld oder die Endrabatt-Sperre geändert wurde, in jedem Falle wird das Preisfeld der so veränderten Artikelzeile in rot dargestellt! Bei Änderungen bloß der Artikelbezeichnung bleibt die Zeilendarstellung schwarz.
Die Erfassungszeile – Teil 3. Nun wollen uns wir uns ansehen, wie wir einen Lieferschein ändern oder ergänzen können. Mit Bäckerei Plus! v1 geht das ganz einfach! Das Ändern von Liefer-oder Retourmengen: Wir wollen zum Beispiel die Liefermenge des Artikels …… von …. auf …. Stück ändern. Dazu geben wir nur die Artikelnummer des …… ein und erhalten im Liefermengen-Feld die im Lieferschein stehende Menge vorgeschlagen. Die überschreiben wir nun mit der neuen Menge und bestätigen mit der Enter-Taste. Schon ist die Liefermenge geändert!Wenn Sie Retouren zurücknehmen und auch rückverrechnen, dann müssen diese Retouren vom Lieferschein, wo sie mit Hand geschrieben draufstehen in den Computer übertragen werden. Schalten Sie dazu oben im Fenster auf die Erfassung von Retourmengen. Dann erfassen Sie die Retouren wie Liefermengen! Also Artikelnummer -Enter -Retourmenge -Enter. Artikelnummer -Enter -Retourmenge -Enter usw.
a) Beachten Sie bitte, daß Retourmengen nicht mit einem vorangestellten Minus erfaßt werden dürfen. Bäckerei Plus! v1 weiß selbstverständlich, daß Retourmengen auf der Rechnung abzuziehen sind.
b) Beachten Sie bitte, daß Retouren IMMER in die Retourenspalte erfaßt werden sollten! Nur so können Ihre Retourenstatistiken richtig sein! Liefermengen mit einem vorangestellten Minus sind Minderlieferungen! Solche Mengen belasten die Retourenstatistik nicht.
c) Es ist durchaus möglich, auch Retourmengen ohne Liefermenge in der gleichen Lieferscheinzeile zu erfassen! Umschalten auf Retourmengen-Erfassung und zum Beispiel: Artikelnummer -Enter -Retourmenge -Enter! Auch auf den Rechnungen ist es durchaus möglich, in einer Zeile nur die Retourmenge eines Artikels angeführt zu haben!
d) Wenn Sie im Retourmengen-Feld stehen, dann können Sie mit der Pfeil-hinauf-Taste ins Liefermengen-Feld zurückgehen und eine Liefermenge ändern. Sie können in der gesamten Eingabezeile mit der Pfeil-hinauf-Taste oder -der Windows-Standard -mit der Shift-TAB-Taste -ins Vorfeld zurückspringen
e) Wenn Liefermenge UND Retourmenge gleich Null sind, dann wird diese Artikelzeile aus dem Lieferschein gelöscht, vorausgesetzt, daß in den “diversen Einstellungen” von Bäckerei Plus! v1 die checkbox “Nullmengen im Lieferschein zulässig?” KEIN Kreuzchen enthält (das ist empfohlen)!
Die Standard-Bestellungen. Bei vielen Bäcker-Kunden ist es üblich, daß sie an den gleichen Wochentagen immer die gleiche Lieferung erhalten. Also am Montag immer 6 kg Brot und 60 Semmeln, am Dienstag immer 5 Kilo Brot und 50 Semmeln etc. -das nennen wir “Standard-Bestellung”. In Bäckerei Plus! v1 kann für jeden Kunden und jeden Tag der Woche eine beliebig große “Standard-Bestellung” verspeichert werden -7 Standard-Bestellungen also je Kunde.Es gibt ein eigenes Stammdaten-Programm, in dem die Standard-Bestellungen gewartet werden können. Doch im Prinzip können Sie das auch von hier, von der Lieferschein-Erfassung her tun!Wenn Sie am Donnersstag die Lieferung für einen Kunden eingegeben haben, so können Sie mit einem bloßen Klick auf die Schaltfläche “Als Standard-Bestellung abspeichern” diese Lieferung für alle kommenden Donnerstage verspeichern. An den nächsten Donnerstagen brauchen Sie dann den Lieferschein nicht mehr einzutippen! Sie klicken bloß auf die Schaltfläche “Standardbestellung hereinholen!” und schon ist der Lieferschein ausgefüllt! Selbstverständlich ist dieser Lieferschein auch änderbar wie alle anderen Lieferscheine auch.Die Änderung einer schon vorhandenen Standardbestellung läuft genau so! Sie ändern die Lieferung nach Wunsch und klicken dann auf die Schaltfläche “Als Standard-Bestellung abspeichern” und schon ist nun diese Lieferung als Standard für den eingestellten Wochentag verspeichert. Wenn das ein Dienstag war, dann steht Ihnen an allen folgenden Dienstagen diese geänderte Lieferung zur Verfügung. Phantastisch, nicht?
Ergänzung 1 (Bild: Diverse Einstellungen). Wie schon erwähnt, gibt es in den “Diversen Einstellungen” zwei wichtige Schalter für die Lieferschein-Erfassung. Damit können Sie Ihre Ablauf-Organisation im Programm abbilden.Erstens können Sie wählen, ob Sie Nullmengen-Zeilen im Lieferschein zulassen wollen. Nullmengen-Zeilen sind Bestellzeilen, bei denen sowohl die Bestellmenge wie auch die Retourmenge gleich Null sind. Wenn hier kein Kreuzchen drin ist, dann werden alle Zeilen mit Bestell-und Liefermenge gleich Null automatisch aus dem Lieferschein gelöscht. Es wird auf diese Weise verhindert, daß auf den gedruckten Lieferscheinen Artikel ohne Mengen aufscheinen.Wenn Sie hier ein Kreuzchen hereinklicken, dann sind Nullmenegn-Zeilen im Lieferschein zulässig. Das ist zum Beispiel sehr praktisch, wenn Sie zum Kunden ins Geschäft liefern, ohne eine konkrete Bestellung zu haben, diese Bestellung erst bei der Lieferung erfahren oder gar selbst die Regale des Kunden betreuen. In allen diesen Fällen druckt “Bäckerei Plus!” Lieferscheinzeilen, die an Stelle der Nullmengen Linien besitzen. Sie können die tatsächlich gelieferten Mengen dort handschriftlich eintragen. Wenn Sie nach Hause gekommen sind, dann übertragen Sie diese tatsächlichen Liefer-und Retourmengen vom handschriftlich ausgefüllten Lieferschein in den entsprechenden Lieferschein in “Bäckerei Plus!”. Ob Sie diesen Lieferschein dann ausdrucken und quasi als Bestätigung, daß der Eintrag erfolgt ist, dem Kunden aushändigen oder ob Sie dies erst am Fakturen-Perioden-Ende mittels Rechnung oder Aufstellung tun, bleibt Ihnen bzw. den Wünschen Ihres Kunden überlassen.
Ergänzung 2 (Bild: Lieferschein-Erfassung). Hier spielt auch eine Eigenschaft von “Bäckerei Plus!” herein, die Ihnen sehr gelegen kommen kann: In “Bäckerei Plus!” können Sie die Mengen direkt im Lieferschein erfassen! Klicken Sie dazu die Zeile an, die Sie ändern wollen. Ändern Sie die jeweilige Menge und schließen Sie mit der Pfeil-hinunter-oder Pfeil-hinauf-Taste ab. Die Tab-Taste oder die Enter-Taste bringen Sie in die nächste Spalte bzw. von da in die nächste Zeile. Sie ersparen sich also die Artikelnummern-Eingabe! Achtung! Sie können hier keine neuen Lieferschein-Zeilen erfassen, dazu müssen Sie mit der Escape-Taste hinunter in die Erfassungszeile!
Ergänzung 3 (Bild: Diverse Einstellungen). Weiters können Sie in den Diversen Einstellungen wählen, ob Sie aus den Standard-Bestellungen auch die Artikelzeilen mit Bestellmengen gleich Null übernehmen wollen, oder ob gleich alle Nullmengen weggelassen werden sollen. Im Falle, daß Sie bei Vorliegen einer Standard-Bestellung nicht mit Ihrem Kunden in telefonischen Kontakt treten wollen, werden Sie wahrscheinlich auf die Übernahme von Nullmengen verzichten. Wenn Sie aber diese Standard-Bestellung nur als Anhaltspunkt für das Telefonat nehmen wollen, so werden Sie wahrscheinlich auch die Nullmengen übernehmen wollen, um die Artikel, die der Kunde so hat, am Telefon abfragen zu können. Beim Telefonat wird Ihnen wiederum die Erfassung der Bestellmengen direkt in der Lieferschein-Tabelle hilfreich sein!
Ergänzung 4 (Bild: Lieferschein-Erfassung). Ebenfalls neu eingeführt haben wir die kleine Schaltfläche (CL), hier rechts unten im Fenster für die Lieferschein-Erfassung! Mit Klick auf diese Schaltfläche entfernen Sie alle Lieferschein-Zeilen mit Bestell-und Retourmenge gleich Null. Das ist recht praktisch, wenn Sie zwar hausintern mit Nullmengen arbeiten, aber nur “gesäuberte” Lieferscheine drucken und weiterverarbeiten wollen.
Div. Fragen und Antworten zur Lieferschein-Erfassung
1. Frage: Wenn ich auf einzelnen Lieferscheinen an den gleichen Kunden mehrmals den Preis oder/und die Bezeichnung des selben Artikels überschrieben habe, was passiert dann mit der Sammelrechnung? Antwort:Kein Problem. Die Sammelrechnungs-Programme drucken immer dann, wenn sich Preis oder Bezeichnung eines Artikels unterscheiden eine weitere Zeile an. Der Kunde bekommt immer eine saubere Rechnung, auf der er alle seine Lieferungen überprüfen kann! Sie haben dann eben zwei oder mehrere Zeilen mit der gleichen Artikelnummer auf der Rechnung. Aber: Alle Lieferungen mit gleichem Preis, gleicher Endrabatt-Sperre und gleicher Bezeichnung und auch gleicher Retourenbegrenzung werden in einer Zeile zusammengezogen. Eine Ausnahme bildet da nur die Sammelrechnung mit Anführung der Lieferscheine, da sind ohnehin alle Lieferscheinzeilen getrennt angeführt.
2. Frage: Warum haben die Liefer-und Retourmenge je zwei Nachkommastellen?Antwort: Dies soll Ihnen die Möglichkeit geben, auch nach Gewicht zu liefern. Mit “Bäckerei Plus!” kann also ein halbes Kilo Brot korrekt geliefert werden, auch wenn das halbe Kilo als Artikel nicht angelegt wurde. Bei der Eingabe sind sowohl die Tasten mit dem Komma wie auch jene mit dem Punkt als Dezimalzeichen gültig!
3. Frage: Wie lösche ich eine Lieferscheinzeile? Antwort:In jedem Fall, indem Sie den Balken auf die zu löschende Zeile stellen -klicken Sie doch einfach hin -und dann die Schaltfläche “Lösche Lieferschein-Zeile” anklicken. Sie werden nochmals gefragt und schwupps, ist die Lieferscheinzeile weg. Es gibt auch noch die Möglichkeit, die Artikelnummer nochmals einzugeben und Liefermenge UND Retourmenge mit Null zu überschreiben -wenn in den “diversen Einstellungen” von “Bäckerei Plus!” die checkbox “Nullmengen im Lieferschein zulässig?” KEIN Kreuzchen enthält, dann wird die Lieferscheinzeile ebenfalls gelöscht.
4. Frage: Ich möchte den gleichen Artikel mehrmals im Lieferschein erfassen, wie geht das?Antwort:Mit “Bäckerei Plus!” gar nicht! Wenn Sie am gleichen Tag den gleichen Artikel mehrfach an den gleichen Kunden liefern, so sollten Sie dem Kunden auch mehrere Lieferscheine ausstellen. Beachten Sie die kaufmännische Regel, dass jede Lieferung von einem Beleg, nämlich dem Lieferschein, begleitet sein sollte, sodaß, wie das Rechnungslegungsgesetz es fordert, diese Vorgänge nachvollziehbar sind.
5. Frage: Was bedeutet die kleine Taste “H” rechts neben der Schaltfläche “Schließen”? Antwort:Das ist die Hilfe zur Lieferschein-Erfassung. Es stand uns leider nicht mehr Platz für eine größere Schaltfläche zur Verfügung! Sehen Sie, wenn ich hier draufklicke, dann kommt die Hilfe daher ….
6. Frage: Kann ich einem Lieferschein auch einen individuellen Text mitgeben, also eine Mitteilung an meinen Kunden oder meinen Fahrer, nur für diesen Lieferschein und diesen Tag?Antwort:Ja, selbstverständlich! Hier unten ist das Feld für den Info-Text. Ich schreibe da mal was herein …. der Text verspeichert sich automatisch bei Verlassen dieser Eingabe. Wenn der Lieferschein gedruckt wird, so steht dieser Text noch vor den Artikeln drauf! Immer, wenn Sie die Lieferscheine durchblättern wird dieser Text hier angezeigt werden!
Die Lieferscheine. Dieses und die nächsten Videos sollen Ihnen einen guten Überblick über die mit Bäckerei Plus! v1 erstellbaren Lieferschein-Belege vermitteln! Hier sehen Sie einen Lieferschein mit der Liefer-und Retourmengen-Spalte! Das ist übrigens der bei Bäckereien am häufigsten verwendete Lieferschein-Typ.Der Lieferschein-Kopf: Mittels einer Formular-Definition können Sie das Aussehen Ihrer Lieferscheine und Rechnungen in “Bäckerei Plus!” selbst bestimmen! Sie können natürlich Ihre eigene Grafik einbinden, deren Größe und Position frei festlegen. Alle Schriftarten und Schriftgrößen des Kopfteiles sind ebenfalls einstellbar. Dies ist also nur ein Beispiel, der Lieferschein Ihrer Firma kann also ganz anders aussehen!Links sehen Sie die Kundenadresse, diese hat ja in “Bäckerei Plus!” fünf Zeilen, deswegen ist die mittlere Zeile frei.Darunter ist die Kundennummer zu finden. Wir wissen bereits, daß wir in “Bäckerei Plus!” beinahe eine Million Kunden verwalten könnten.Unter der Kundennummer befindet sich die Lieferschein-Nummer, dies ist eine Zahl zwischen 1 und 4.Wieder darunter befindet sich der Lizenzname, das ist zumeist Ihr Firmenname samt Postleitzahl und Ort sowie die in den Diversen Einstellungen eingegebene Steuernummer für Deutschland oder die UID-Nummer für Österreich.Rechts am Lieferschein steht die Seitennummer, ein Lieferschein kann ja beliebig viele Seiten umfassen!Unter der Seitennummer steht der Ausstellungsort und das Lieferschein-Datum. Wenn Sie eine lange Lieferscheinnummer vermissen: Lieferscheinnummern im üblichen Sinne sind bei Bäckereien wenig zielführend, da vieles im Betrieb erst nachträglich oder in zeitlich anderer Reihenfolge gemacht wird, als das im normalen kaufmännischen Betrieb erwartet wird.Die Einordnung dieses Lieferscheines ist aber ganz eindeutig! Er unterscheidet sich von allen anderen Lieferscheinen durch-das Lieferschein-Datum-die Kundennummer-und die Lieferscheinnummer!auf diese Weise können Sie den Lieferschein in der Lieferschein-Erfassung von “Bäckerei Plus!” blitzschnell finden!Im Kopfbereich sind alle Lieferscheine in etwa gleich. Was die verschiedenen Druckformen unterscheidet, ist die Einteilung des Artikelzeilenblockes.Sie sehen die einzelnen Spalten:-Die Artikelnummer-die Artikelbezeichnung-und die Liefermenge-die RetourmengeDie Überschrift “Retourmenge” über der Retourmengen-Spalte kann -je Kunden gesteuert -auch weggelassen werdenDirekt unter der Spaltenüberschrift sehen Sie den für diesen Lieferschein individuellen Informationstext -“Bitte heute die Kisten zurückzugeben!”dann kommen die Artikelzeilen … Wie schon vorhin gesagt, sehen Sie dort, wo Nullmengen im Lieferschein sind, einen Unterstreichungs-Strich, wo Sie bei der Lieferung dann die tatsächlich gelieferten oder zurückgenommenen Mengen eintragen können.Unten am Fuß des Lieferscheines befindet sich der sogenannte Lieferscheintext. Die Lieferscheintexte können verschiedenen Zwecken dienen, als Werbung, als Festtext usw. Diese Texte können periodisch geändert werden, sie werden einem oder mehreren Kunden gleichzeitig zugeordnet. So ein Lieferscheintext kann bei Bedarf sehr lang sein, bis zu 4000 Zeichen!
Lieferschein nur mit Liefermengen-Spalte. Wenn Sie bei einigen oder allen Kunden keine Retourmengen zurücknehmen, dann können Sie bei diesen Kunden die Retouren-Spalte am Lieferschein komplett weglassen! Das gilt übrigens für alle Lieferschein-Typen.
Lieferscheine mit Preisen. Der Lieferschein-Typ “Lieferschein mit Preisen” weist eine zusätzliche Spalte für den Einzelpreis aus. Dies ist der gleiche Preis, der auch bei der Lieferschein-Erfassung für diesen Kunden gegolten hat.Beachten Sie bitte, daß Sie die Preise in “Bäckerei Plus!” mit 2 oder 3 Nachkommastellen bestimmen können. Je nach Definition wird also der Einzel-Preis am Lieferschein oder auf der Rechnung die festgelegte Zahl von Nachkommastellen aufweisen. Hier wurden drei Nachkommastellen bestimmt.Diese Art von Lieferschein ist sehr praktisch bei der Belieferung eigener Fahrer oder Filialen mit dem Ladenpreis. Die können über den Lieferschein den Ladenpreis sofort nachsehen, falls Zweifel bestehen.
Der ausgerechnete Lieferschein. Hier sehen Sie den gleichen Lieferschein wie vorhin, nur ist er jetzt ein sogenannter “ausgerechneter Lieferschein”! Ergänzend sind einige Spalten hinzugekommen:-Die Spalte für den Einzelpreis-Die Spalte “M”, die den Mehrwertsteuer-Code enthält. “Bäckerei Plus!” kann bis zu 19 unterschiedliche MwSt-Sätze verwalten.-Die Spalte “S”, in die ein “S” eingedruckt ist, wenn eine Artikelzeile eine Endrabatt-Sperre hat-Die Spalte für den Gesamtpreis, also Liefermenge minus Retourmenge mal Einzelpreis.Schließlich kommt die Absummierung hinzu:-Eine Zwischensumme-abzüglich Stammrabatt, falls ein solcher vereinbart war, falls nicht, so wird diese Zeile nicht aufscheinen.-von der um den Rabatt verminderten Summe wird die Mehrwertsteuer errechnet-schließlich sehen Sie den EndbetragBeachten Sie bitte, daß der Endrabatt von 5% von der um 9.55 reduzierten Endsumme berechnet wird. Schließlich steht in der Zeile mit dem Hausbrot das Endrabattsperren-Kennzeichen!Mit einem Schalter im Kundenstamm können Sie drei wichtige Kennzahlen des Lieferscheines ausweisen lassen: Den Netto-Lieferwert, den Netto-Retourenwert und die Retourenprozente. Selbstverständlich können Sie sich diese Werte auch auf allen Rechnungen andrucken lassen.Der ausgerechnete Lieferschein ist keine richtige Rechnung, deswegen fehlen ihm einige Merkmale einer korrekten Rechnung: -1. das Wort “Rechnung” ist nicht zu finden-2. Es gibt keine Rechnungsnummer-3. Es gibt keine Zahlungskondition-4. Ein Kundenkonto (für die Buchhaltung) ist nicht aufgedrucktZu den Preisen: “Bäckerei Plus!” hat vier verschieden Preisarten, nämlich Bruttopreise, Nettopreise, Preise ohne Mehrwertsteuer und die Vorarlberger Preisbildung. Je nachdem werden der ausgerechnete Lieferschein und der LS=Rechnung unterschiedlich aussehen.Einer der vielen Vorteile des ausgerechneten Lieferscheines: Sie können per Bruttopreis sowohl Privatkundschaften wie auch Ihre eigenen Fahrer und Filialen beliefern und abrechnen! Meist werden ausgerechnete Lieferscheine fürs tägliche Inkasso verwendet, dem Kunden kann dann dennoch eine Sammelrechnung über alle Lieferungen ausgestellt werden.
Der Lieferschein = Rechnung. Ein Lieferschein = Rechnung dient natürlich als Sofortrechnung. Es werden nicht mehrere Lieferscheine zu einer Rechnung zusammengefaßt, wie das bei der Sammelrechnung geschieht, es wird hier nur ein einziger Lieferschein zur Verrechnung gebracht.-Hier finden wir neben der Kundennummer die Debitorenkonto-Nummer des Kunden in der Buchhaltung. Diese muß nicht aufgedruckt sein. Sprechen Sie mit Ihrem Buchhalter, ob der Aufdruck sinnvoll ist.-Neben dem “LS = Rechnung” sehen Sie 1 Schrägstrich 63. Das bedeutet, dies ist der Lieferschein 1, der mit der laufenden Rechnungsnummer 63 versehen wurde. Unter dieser Nummer wird die Rechnung auch in der Ausgangsrechnungsliste verspeichert!-Unten sehen Sie noch die Zahlungskondition, die Sie in “Bäckerei Plus!” je Kunde selbst bestimmen können.
End-Ansprache für LS-Erfassung. Jetzt haben wir die Lieferschein-Erfassung einigermaßen ausführlich behandelt. Sie konnten sehen, daß “Bäckerei Plus!” in seinem Leistungsumfang vielen sogenannten “großen” und damit auch sehr teuren Bäckereiprogrammen in der Leistung durchaus ebenbürtig ist!
Der Backzettel. Wenn Sie täglich alle Bestellungen als Lieferscheine für den nächsten Tag eingeben, das eigene Geschäft zum Beispiel per Standard-Bestellung inclusive, so stellt die Summe aller Bestellungen den Backzettel dar.Mit dem Backzettel-Programm können wir einiges tun, um einen korrekten und zweckentsprechenden Backzettel zu erhalten.Der Backzettel kann sowohl für mehrere Tage wie auch für eine eingeschränkte Zahl von Artikeln oder Kunden gedruckt werden. Sogar die Eingrenzung auf Touren ist möglich, somit können Sie zB einen backzettel drucken, der die nötigen Produktions-Mengen bis zu einer gewissen Uhrzeit ausweist.Sie sehen hier den Backzettel. Groß ist die Backzettel-Gruppe angedruckt, darunter die dazu zugeordneten Artikel.Beachten Sie, daß Artikel mit überschriebener Artikelbezeichnung hier als separate Artikel aufgeführt werden. Wenn Sie einen Artikel “3-stöckige Hochzeitstorte” angelegt haben und in die Artikelbezeichnung die Tortenbeschriftung eintragen, dann werden alle Hochzeitstorten separat hintereinander am Backzettel aufgeführt werden.Rechts neben den Artikeln ist die Summe aller Bestellungen angedruckt, die laut unseren Auswahlkriterien auf dem Backzettel angedruckt werden sollten.
Die Teigliste. Die Teigliste versetzt uns in die angenehme Lage, die tägliche Rechnerei für die Arbeitsvorbereitung auf ein Minimum reduzieren zu können. Hier liegt eine Menge möglicher Zeitersparnis für Sie verborgen. Auch Irrtümern usw. können Sie mit dem Teiglisten-Programm aus dem Wege gehen.
Beachten Sie bitte, dass Sie in Bäckerei Plus! v1 jedem Artikel beliebig viele Teige oder Massen zuordnen können! Brühstücke, mehrere Teige für einen Artikel, die korrekte Erzeugung von Konditorwaren oder Aufstrichen – das alles ist kein Problem mehr mit Bäckerei Plus! v1! Die Teigliste fasst die zu produzierenden Artikel je Teig zusammen und verwendet pro Teig eine von sechs unterschiedlichen Berechnungsformen, um Ihnen die zu produzierende Teigmenge betriebsgerecht aufzulisten.
1) Nach Liter Wasser. Dies ist eine traditionell weit verbreitete Form der Berechnung. Es wird eingegeben, wie viele Stück eines Produktes aus einem Liter Wasser der Rezeptur produziert werden können. Das Programm berechnet dann für alle diesem Teig zugeordneten Produkte die nötige Mischwassermenge sowie die Gesamtsumme. Von hier ausgehend kann man die anderen Zutatenmengen berechnen oder sie einer Mischtabelle entnehmen. Die Mischtabelle wäre also nach Liter Wasser geordnet.
2) Nach Kilo Mehl. Auch diese Form der Berechnung ist weitverbreitet. Es wird eingegeben, wie viele Stück eines Produktes aus einem Kilo Mehl der Rezeptur produziert werden können. Das Programm berechnet dann für alle diesem Teig zugeordneten Produkte die nötige Mehlmenge sowie die Gesamtsumme. Von hier ausgehend kann man die anderen Zutatenmengen berechnen oder sie einer Mischtabelle entnehmen. Die Mischtabelle wäre hier also nach Kilo Mehl geordnet.
3) Nach Stück eines Referenzproduktes. “Referenzprodukt” heißt “Bezugsprodukt”. Wir nehmen an, daß die Mischtabelle nach Produktionsmengen eines Produktes geordnet ist, also zB 30, 40, 50, 60 und 70 Stück. Wenn Sie nun in Bäckerei Plus! v1 für die aus diesem Teig zu produzierenden Produkte das Verhältnis zwischen dem Bezugsprodukt und den anderen Produkten eingeben, dann kann die Teigliste berechnet werden. In unserem Falle hier ist der Kilowecken Brot das “Bezugsprodukt”, beim Mischbrot klein “halbes Kilo” ist zu sehen, daß zwei davon einem Kilowecken entsprechen.
4) Errechnet die an einem Einwiegecomputer einzustellenden Werte. Immer öfter werden Einwiegecomputer zur Standard-Ausrüstung von Bäckereien. Entweder werden diese Geräte nur zur Verwiegung von Wasser und Mehl oder gleich für die Dosierung des Großteils der Zutaten eingesetzt. In den Computer wird die Normal-Charge eingegeben. Je nach Computer wird die Charge unterschiedlich betrachtet. Entweder als 100%-Stückzahl oder als 100%-Teiggewicht.
4a) Nimmt eine Bezugs-Chargengröße als 100 Prozent. Also zB 100% = 100 Stück Kornspitz. Diese Festlegung ignoriert irgendwie den Umstand, daß eben aus dem Kornspitz-Teig mehrere Produkte mit unterschiedlichem Gewicht gefertigt werden können. Jedes andere Produkt muß also ins Verhältnis zu den 100 Stück Kornspitz als 100% gesetzt werden. Wenn wir also auf der gleichen Basis die größeren Kornbaguettes erzeugen wollen, dann entsprechen die 100 Kornspitze nun 28 Kornbaguettes. Wenn diese Werte einmal in Bäckerei Plus! v1 richtig eingegeben wurden, dann läufts künftig problemlos!
4b) Einer Bezugs-Chargengröße als Teiggewicht. Die erfasste Rezeptur, das sind die 100%, im Einwiegecomputer entspricht 40 Kilo Kärntnerbrotteig, aus dem wir das Landbrot produzieren. Dieser Ansatz berücksichtigt also schon im Ansatz den Umstand, daß der Mischbrotteig zur Produktion mehrerer verschiedener Produkte verwendet wird. Wir sehen hier, daß aus den 40kg Kärntnerteig 34 Stück 1kg Landbrot herausgehen, aber 68 Stück Halbkilo Landbrot. Auch hier errechnet Bäckerei Plus! v1 nach einmaliger korrekter Eingabe in aller Zukunft die Prozentwerte korrekt.
5) Berechnung einer Massensumme. Die letzte Berechnungsform ist jene nach Massengewicht. Hauptsächlich in der Konditorei, aber auch für die Erzeugung anderer Produkte recht praktisch. Die für beliebig viele Artikel angegebenen Gramm je Stück werden zu Kilogramm summiert.
Sammelrechnungen drucken. “Bäckerei Plus!” hat ein Teilprogramm, das es erlaubt, Sammelrechnungen zu erstellen!Die Eingaben:Von-bis Kundennummer. Damit sind Sie in der Lage im Extremfall für nur einen Kunden eine Sammelrechnung anzufertigen oder auch für eine Gruppe oder alle Kunden, ganz nach Wunsch und Notwendigkeit.Von-Bis Lieferscheindatum. Mit dieser Eingabe bestimmen Sie den abzurechnenden Zeitraum. Alle Lieferscheine im angegebenen Zeitraum werden zur Verrechnung herangezogen. Ausgenommen von der Verrechnung sind alle LSe=Rechnung bzw. alle anderen schon einmal per Sammelrechnung verrechneten Lieferscheine. Die Fakturen-Periode. Sie bestimmen damit, welche Kunden gemeinsam abgerechnet werden sollen! Hier werden also alle Kunden zusammengefaßt, die zur monatlichen Abrechnung vorgesehen sind.Das Rechnungsdatum. Dieses von Ihnen einzugebende Datum steht auf allen Rechnungen, auch wenn Sie die Rechnungen einen Tag früher oder später erstellen. Mit diesem Datum werden die Rechnungen in der Ausgangsrechnungsliste verspeichert.Der Info-Text. Dieser Text kommt auf alle Rechnungen, die nun gedruckt werden! Dies zusätzlich zum sogenannten Rechnungstext, der je Kunde festzulegen ist und am Fuß der Rechnung angedruckt wird! Der Info-Text ist vor jedem Rechnungslauf einzugeben, wenn Sie keinen wünschen, so lassen Sie dieses Feld leer!Mit “Bäckerei Plus!” haben Sie die Möglichkeit, sich auch ohne Verspeicherung oder Druck die Rechnungen im Vorhinein anzusehen, so wie das bei fast allen Druckprogrammen in “Bäckerei Plus!” möglich ist. Die Vorschau können Sie für Zwecke der Überprüfung sogar zu Papier bringen, allerdings drucken wir “Druck aus der Vorschau, nicht als Rechnung verwendbar!”als Wasserzeichen drüber.Bei jedem Kunden ist die für ihn gültige Sammelrechnungs-Form definiert, daher können hier hintereinander sehr unterschiedliche Rechnungen gedruckt werden. Sie hinterlegen ja im Kundensatz-die Preisart. Nettopreise, Bruttopreise usw.-Ob Retourenspalten und Retourenprozente angedruckt werden sollen-Ob die Rechnungen im Hoch-oder Querformat ausgedruckt werden-Welche Rechnungsform von fünf möglichen gedruckt werden soll. Wir werden uns drei davon in den folgenden Videos ansehen.Wenn Sie zuletzt auf die Schaltfläche “Jetzt drucken!” klicken, dann werden die Sammelrechnungen gedruckt und in der Ausgangsrechnungsliste verspeichert. Alle verrechneten Lieferscheine sind gegen eine nochmalige Verrechnung gesperrt, jedenfalls so lange, bis die betreffende Rechnung storniert oder gelöscht wurde. In der Vorschau gibt es je Rechnung nur eine Kopie, im Echtdruck dann so viele, wie Sie eben im Kundenstamm für jeden Kunden verspeichert haben.
Die verdichtete Sammelrechnung. Hier haben wir eine verdichtete Sammelrechnung. Es ist dabei kaum ein Unterschied zum LS=Rechnung zu sehen, ausgenommen, -daß keine Lieferschein-Nummer links von der Rechnungsnummer zu sehen ist-und daß die gewählte Abrechnungsperiode in eckigen Klammern zu sehen ist.-Der Info-Text vor dem Artikelblock entspricht dem Info-Text der Lieferscheine.Sie können auch sehen, daß dieser Kunde einen Endrabatt hat, die Preisbildung über spezielle Preise in den Preislisten abgewickelt wurde.
Die Sammelrechnung mit allen Lieferscheinen einzeln:
Sammelrechnung mit integrierter Aufstellung. Diese Art von Sammelrechnung wird, falls sie über 10 bzw. 11 Tage erfolgt, auch Dekadenrechnung genannt. Wir stellen Ihnen in “Bäckerei Plus!” diese Rechnungen je Kunden wahlweise über 7,11 oder 16 Tage im Hoch-oder im Querformat zur Verfügung.Hier oben sehen Sie die einzelnen Tage, eben vom Samstag, den ersten Februar bis zum Dienstag, den 11. Februar. In den Mengenspalten sehen Sie oben die Liefermenge und unten die Retourmenge des jeweiligen Tages. Beachten Sie, daß auch mehrere Lieferungen eines Tages in einer Tagesspalte zusammengefasst sind. Die Spalte MBS weist auf MwSt-Code, Retourenbegrenzung und Endrabatt-Sperre hin. In der Spalte Gesamtmenge ist wieder oben die gesamte Liefermenge, unten die gesamte Retourmenge zu sehen. Zuletzt kommen noch der Einzelpreis und der Gesamtpreis.Beachten Sie, daß “Bäckerei Plus!” mit jeder Sammelrechnungsform auch Abrechnungen Ihrer eigenen Fahrer und Filialen liefern kann, Sie brauchen dazu nur im Kundenstamm festzulegen, daß es sich um solche handelt, daß also keine Rechnungsnummern für diese Abrechnungen, so heißt das dann, zu vergeben sind.
Die Aufstellungen. Mit dem Fenster “Aufstellungen drucken” poduzieren Sie Aufstellungen über die Lieferungen eines bestimmten Zeitraumes an einen oder mehrere Kunden. Jede Aufstellung stellt in einem Raster die Lieferungen und Retouren für einen Kunden nach Artikeln und Tagen dar.Es ist völlig gleichgültig, ob diese Lieferungen schon abgerechnet worden sind oder nicht, alle werden in der Aufstellung dargestellt.Das Programm druckt die Aufstellungen für beliebig viele Kunden hintereinander in einem Durchgang, daher die Möglichkeit, die Aufstellungen von/bis Kundennummer zu erstellen.Mit den beiden Eingabefeldern von / bis LS-Datum bestimmen Sie den Zeitraum, über den die Aufstellungen zu drucken sind. Es ist nicht zwingend, mit dem Datumsbereich innerhalb eines Monats zu bleiben.Zum gewählten Zeitraum stehen drei verschiedene Formular-Typen zur Verfügung: Für bis zu 7, 16 oder 31 Tage. Es versteht sich von selbst, daß das Programm Datumsbereiche ablehnt, die nicht zum gewählten Formulartyp passen.Die Auswahl für die Fakturenperiode mittels der Auswahltaste (?) ermöglicht es Ihnen, nur für Kunden mit einer bestimmten Fakturenperiode die Aufstellungen zu drucken -wenn Sie eine Fakturenperiode wählen, Sie müssen das aber nicht tun, die Fakturenperiode kann auf Null bleiben.Sie können die Aufstellungen auch auf bestimmte Lieferscheinnummern einschränken.Klicken Sie auf die Schaltfläche [ Vorschau! ] um die Aufstellung(en) in einem Vorschau-Fenster zu sehen.Klicken Sie auf die Schaltfläche [ Drucken! ] um die Aufstellungen tatsächlich auf Papier zu bringen.
Gedruckte Aufstellungen. Hier sehen wir die Aufstellung in der Vorschau für den Kunden 1 über sieben Tage, den Zeitraum 1.2. bis 7.2.2003. Die Aufstellungen über 16 und 31 Tage können im Video leider nicht mit ausreichender Auflösung dargestellt werden. Oben in den Tagesspalten sehen Sie die Liefermenge unten die Retourmenge, ganz genau so wie auf den Rechnungen mit integrierter Aufstellung. Selbstverständlich gibt’s dazu eine Summenspalte, ebenfalls mit Liefer-und Retourmengen. Aufstellungen werden oft als Liefernachweis zu den verdichteten Sammelrechnungen verwendet, können aber auch zur Fehlersuche dienen. Von alters her werden diese Aufstellungen als Liefernachweis und Verrechnungsgrundlage eingesetzt.
Die Ausgangsrechnungsliste. Bäckerei Plus! v1 verspeichert die wichtigsten Daten jeder gedruckten Rechnung in der “Ausgangsrechnungsdatei”. Die wird auch als Fakturenjournal oder Ausgangsrechnungsliste bezeichnet. In “Bäckerei Plus!” gibt es auch drei Druckprogramme zum Listen und Absummieren der Ausgangsrechnungsliste.Im Fenster “Ausgangsrechnungen am Bildschirm löschen und stornieren” sehen Sie alle Ihre Rechnungen in einer Tabelle. Der Zweck dieses Programmes ist ein mehrfacher,-Sie können hier den Status von Rechnungen überprüfen-nachsehen, ob ein bestimmter Kunde schon eine Rechnung erhalten hat-können die Rechnungshöhe einer Rechnung schnell nachsehen-können fälschlich gedruckte Rechnungen stornieren, um die damit verbundenen Lieferscheine zu einer neuerlichen Sofort-oder Sammelrechnung verarbeiten zu können.-können im begründeten und sinnvollen Einzelfall Rechnungen aus der Ausgangsrechnungsdatei löschen-und können schließlich Rechnungen als bezahlt kennzeichnenDie Tabelle zeigt-Das Rechnungsdatum-die Kundennummer-die Rechnungsnummer-Den Rechnungstyp, Sofortrechnung oder Sammelrechnung-Nur für Sammelrechnungen den Abrechnungszeitraum-Ob die Rechnung als storniert gilt-ob die Rechnung als bezahlt gilt. Wenn wir eine bestimmte Rechnung anklicken, dann sehen wir einerseits hier oben die volle Kundenadresse und andererseits die Netto-und die Brutto-Endsumme, unabhängig von der beim Kunden verspeicherten Preisart.Die Ausgangsrechnungen können nach verschiedenen Kriterien sortiert angezeigt werden: Nach Rechnungsdatum, nach Kundennummer und nach Rechnungsnummer. Klicken Sie eines der Suchfelder an, so wird die Tabelle nach diesem Feld sortiert. Mit Eingaben in d9iese Suchfelder können Sie eine bestimmte Rechnung sehr schnell finden.Bei einer eventuellen Betriebsprüfung durch das Finanzamt wird übel vermerkt, wenn einzelne Rechnungsnummern aus der Rechnungsnummernfolge herausfehlen. Daher ist es nicht richtig, falsche Rechnungen aus dieser Datei zu löschen. Auch die Änderungen zum Rechnungslegungsgesetz 2003 fordern eine lückenlose Folge der Rechnungsnummern!Wir empfehlen daher, fälschlich erstellte Rechnungen, ganz egal, ob Sofort-oder Sammelrechnungen, sehr wohl abzuheften, einen dicken Strich quer übers Blatt zu machen und ein großes “Storno!” daraufzuschreiben. Analog dazu können Sie in diesem Programm die jeweilige Ausgangsrechnung als storniert kennzeichnen, indem Sie den blauen Balken über die zu stornierende Rechnung stellen und auf die Schaltfläche “Storno!” klicken.Einzelne Rechnungen können auch aus dem Fakturenjournal gelöscht werden, besonders solche, die Sie am Anfang beim Testen von “Bäckerei Plus!” erstellt haben.Weiters gibt’s die Möglichkeit, Rechnungen, ohne Umweg über die Zahlungserfassung als “bezahlt” zu kennzeichnen. Bezahlte Rechnungen werden in der Offenen-Posten-Liste nicht aufgelistet.
Die Ausgangsrechnungsliste auf Papier. Hier sehen Sie die Ausgangs-Rechnungsliste als Druckvorschau. Diese Liste ist nach Rechnungsdatum sortiert. Hier steht die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Kundennummer und der Kunden-Suchbegriff. Die nächste Spalte enthält den Rechnungstyp, alo, ob es eine Sofortrechnung oder eine Sammelrechnung gewesen ist.Daneben befindet sich die Spalte für den Mehrwertsteuersatz. Rechnungen aus “Bäckerei Plus!” können selbstverständlich mehrere Mehrwertsteuersätze betreffen. In diesem Falle werden in dieser Liste für eine Rechnung mehrere Zeilen mit den jeweiligen Teilsummen aufgeführt. Auch die Endsumme der Liste wäre auf die einzelnen Mehrwertsteuersätze aufgeteilt!Die Netto-, die MwSt. und die Brutto-Spalte führen die diesbezüglichen Teilbeträge der Rechnung an.Wenn in der letzten Spalte einer Rechnung “STORNO” angedruckt ist, so werden die Werte dieser Rechnung nicht auf der Liste mitsummiert!
Wir hoffen, Sie konnten sich mit dieser Vorführung einen Überblick über Bäckerei Plus! v1 verschaffen. Sollten Sie noch Fragen haben, so stehen wir Ihnen gerne per e-mail, Forum, Fax oder Telefon zur Verfügung!Im übrigen möchten wir Sie dazu ermuntern, sich nun die Video-Präsentation der Installation und der ersten Schritte mit dem Testprogramm anzusehen.Als nächstes können Sie “Bäckerei Plus!” auf Ihrem Computer installieren.Schauen Sie sich in aller Ruhe das Programm an, verwenden die vorhandenen Schulungs-Videos um Kunden, Artikel, Standard-Bestellungen usw. anzulegen und dann Ihre eigenen Lieferscheine, Rechnungen usw. testeshalber zu erstellen.Letztlich wäre für uns dann nur zu hoffen, daß Sie dieses wirklich preiswerte Programm auch erwerben.Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit.Herzlichst,Ihr Systemhaus Predl